Programmes de formation en période de contraction budgétaire.

Il n'y a pas si longtemps, j'ai publié un questionnaire sur LinkedIn demandant aux participants s'ils considéraient la formation comme une dépense ou un investissement pour leur entreprise. Cette enquête est restée sans réponse, même si elle a été vue par 78 personnes.

Il est donc difficile de tirer des conclusions pour une enquête qui n'a suscité aucun intérêt. On pourrait supposer que c’est parce que ce débat est clos depuis quelque temps déjà : nous savons tous que la formation est un investissement. Par ailleurs, en période de contraction budgétaire, nous constatons toujours des réductions dans la formation. Pourquoi ?

Je comprends cela fait pas mal d'hypothèses dès ma prémisse. Pourtant, même si j'ai tort, le débat sur la formation pendant une période de coupes budgétaires reste intéressant. Et même si nous sommes une école de langues, nous élargirons notre réflexion pour inclure toutes les formations qui peuvent être dispensées en entreprise.

Commençons par établir pourquoi la formation est importante pour les entreprises :

Suivre l'évolution des compétences et des technologies. Dans le marché actuel, la formation est une nécessité pour suivre les changements. La formation des compétences en gestion, aux protocoles de sécurité, aux nouveaux logiciels ou technologies (nouveaux appareils), à la résolution de problèmes et, bien sûr, à l'apprentissage des langues pour améliorer la communication, sont quelques-unes des nécessités qui sont comblées par la formation au sein des entreprises.

Évidemment, on pourrait embaucher des talents plus récents et mieux adaptés, mais je pense que la formation de nos employés est souvent une très bonne option. Cela réduit les risques liés à un processus d'embauche (ne pas avoir un bon candidat) et annule les coûts d'intégration. Toutefois, il y a également de bons arguments pour l'ajout de nouveaux employés.

Rétention et attraction des employés. En offrant à nos employés actuels la possibilité d'apprendre et de grandir au sein de l'entreprise, nous les gardons souvent plus longtemps. Nous leur montrons que nous croyons en eux, que nous voulons qu'ils restent et que nous souhaitons qu'ils contribuent positivement à la croissance de l'entreprise. Par conséquent, la satisfaction au travail augmente considérablement. De plus, nous bénéficions de nouvelles compétences et connaissances. Cela améliore également l'image de l'employeur et, lorsque les employés sont très en demande, être une entreprise en tête d'un secteur donné peut vous attirer de meilleurs candidats.

Nouvelles connaissances. Les employés formés peuvent voir les choses sous un autre angle, ce qui offre à l'entreprise un avantage concurrentiel possible. Sortir du cadre de l'entreprise ou obtenir d'autres points de vue peut permettre de voir quelles autres options sont disponibles. Il peut s'agir de logiciels, de nouveaux appareils, d'un nouveau style de gestion ou de nouvelles compétences organisationnelles. Tout cela peut grandement aider votre entreprise.

Normes et réglementations de l'industrie. Certaines industries ont des normes et des réglementations qui doivent être respectées afin de maintenir la certification auprès des organismes émetteurs. Un exemple pourrait être l'industrie du transport avec une formation pour maintenir les normes de sécurité, les exigences en matière d’entretien et les réglementations environnementales, pour n'en citer que quelques-unes. De plus, certaines professions ont des exigences en matière de formation. Un autre exemple pourrait être les ingénieurs devant suivre une formation pour maintenir leurs titres à jour.

Culture organisationnelle et renforcement de l'équipe. Depuis la pandémie et avec la généralisation du travail à distance, la formation a pris un rôle plus important dans la diffusion de la culture de l'entreprise et la promotion du renforcement de l'équipe. Pourquoi ? Les gens passent moins de temps ensemble qu'auparavant. Certains travaillent depuis chez eux, certains ont un horaire hybride, mais ne coïncidant pas avec celui de leurs collègues, et, dans l'ensemble, nous ne passons pas autant de temps avec nos collègues qu'auparavant. C’est là que la formation en groupe entre en jeu et offre un atout non négligeable pour votre entreprise. Vous avez ainsi la possibilité d'apprendre avec les membres de votre équipe, d'autres collègues, et même avec des employés situés dans une autre ville. Bien sûr, le rôle de la formation est de former, mais au-delà ce qu’on voit émerger ce sont des partages d'idées, de points de vue et de réalisations, pour n'en citer que quelques-uns.

Avec tous ces facteurs faisant de la formation un investissement intéressant pour toute entreprise, pourquoi est-ce si souvent l'une des premières choses à être réduite lorsque l'entreprise traverse des périodes difficiles ?

Pressions sur les coûts. Lorsque les entreprises ont besoin de réduire les coûts pour survivre, elles ont tendance à réduire les dépenses à moyen et long terme pour économiser à court terme. La formation, pour de nombreux sujets et industries, est considérée comme un investissement à moyen et long terme. Par conséquent, en période de crise, l'entreprise privilégiera les dépenses nécessaires pour maintenir l'entreprise à flot, lorsque ceci est possible.

Difficulté à mesurer l'efficacité. Contrairement aux coûts opérationnels essentiels tels que les salaires, le loyer et les services publics, les avantages de la formation peuvent être difficiles à mesurer. Tout le monde sait que la formation est importante. Cependant, il est plus difficile de quantifier dans quelle mesure la formation affecte les résultats financiers de l'entreprise. Cela fragilise les programmes de formation en les convertissant en une cible facile pour la réduction ou l'élimination lorsque les coûts doivent être revus à la baisse.

Ressources limitées pour la mise en œuvre. Organiser la formation dans une entreprise nécessite bien plus qu'une entreprise de formation et des participants. Cela nécessite l'analyse des besoins, la coordination avec les opérations pour libérer les employés afin qu'ils puissent assister à la formation, et le suivi avec les différents services pour mesurer l'efficacité de la formation, pour ne citer que cela. En période difficile, les personnes impliquées dans ces activités pourraient être amenées à effectuer d'autres tâches plus pressantes. Ainsi, en plus des budgets réduits, il y a une réduction des personnes impliquées dans la coordination de la formation.

Dépenses vs investissement. Pour beaucoup, la formation est encore considérée comme une dépense. Même si le discours est que l'entreprise la considère comme un investissement, la réalité est que lorsque vient le moment de réduire les dépenses, la formation est l'une des premières touchées. Hélas, réduire la formation ne sauvera pas d'emplois. En effet, les sommes allouées à la formation sont bien souvent faibles par rapport aux salaires, au loyer ou à d'autres coûts liés à la gestion d'une entreprise. Par ailleurs, pour ceux qui survivent aux suppressions d'emplois, le maintien de la formation pourrait apporter beaucoup : un sentiment de continuité, une certaine assurance que l'entreprise leur donne les outils pour réussir. J'ai vécu un programme de formation avec une entreprise qui a traversé des moments difficiles. La formation n'a pas été réduite parce qu’elle était payée. J'ai pu constater les avantages de la maintenir pendant cette période. De nombreux employés ont perdu leur emploi. Ceux qui restaient étaient stressés, mais ils avaient une plateforme pour exprimer leurs préoccupations. Ce n'était pas parfait, mais je pense que cela a aidé.

Comment naviguer au mieux dans ce paradoxe ?

Changer d'approche en matière de formation. Positionner la formation comme un besoin stratégique plutôt que comme une dépense discrétionnaire. Au lieu de réduire la formation, on pourrait envisager de restructurer les groupes, de favoriser la formation en groupe plutôt que la formation individuelle, de passer à la formation en ligne plutôt qu'à la formation sur place, d'investir dans l’autoformation en ligne, etc. Il existe de nombreuses façons de maintenir la formation avec une certaine réduction des coûts.

Se concentrer sur les compétences nécessaires. Prioriser les programmes de formation qui contribuent aux fonctions commerciales essentielles, surtout si des postes doivent être supprimés, et voir comment gérer cette réalité. D'autres domaines de formation pourraient alors se mettre en place comme le développement des compétences essentielles, la conformité réglementaire, la productivité, etc., assurant ainsi un impact maximal avec des ressources limitées.

Mesurer le retour sur investissement. C'est le Saint Graal de la formation. Bien sûr, c'est difficile à faire. Sinon, nous n’aurions pas cette discussion. Nous connaîtrions la valeur de la formation. Justement, parce que c'est difficile cela ne veut pas dire que cela ne peut pas être fait. Voici quelques-unes des activités nécessaires pour établir le retour sur investissement de la formation :

Définir des objectifs de formation clairs avant de commencer.

Identifier les indicateurs de performance pouvant être mesurés (pour certains domaines ou formations, cela est plus facile que pour d'autres). Des exemples pourraient être le volume des ventes, la satisfaction des clients, la gestion budgétaire, etc.

Collecter des données historiques pour les KPI (indicateurs de performance clé) pour savoir s'il y a une amélioration.

Identifier le coût total (direct et indirect) de la formation.

Mesurer l'efficacité de la formation.

Mesurer l'amélioration des KPI.

Diviser cela par le coût total de la formation.

Vous connaîtriez ainsi le retour sur investissement de la formation.

Pour certaines formations, il est plus difficile de le faire. La formation linguistique en est un exemple. Comment mesurer l'amélioration de la communication au sein d'une organisation ou avec les clients, les fournisseurs ou d'autres parties prenantes ? C'est difficile à faire, mais pour les formations où ces indicateurs peuvent être trouvés, cela pourrait rendre la perception de l'investissement plus forte que celle de la dépense elle-même.

En conclusion, même si tout le monde est sur le train de « la formation est un investissement », la réalité est qu'elle est traitée comme une dépense lorsque les choses deviennent difficiles. Il existe quelques moyens de contourner cela et nous en avons souligné certains ici. Je suis intéressé par les avis des professionnels de la formation : ai-je laissé de côté des considérations importantes ? Qu'aurais-je dû inclure ?

Merci pour votre contribution.

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