Entrenamiento en tiempos económicos difíciles.

Es difícil sacar conclusiones de una encuesta que apenas generó interés. Sin embargo, una posible explicación es que este debate ya quedó atrás: todos damos por hecho que la formación es una inversión. Y aun así, cuando llega una recesión económica, lo primero que se recorta suele ser precisamente la formación. ¿Por qué?

Soy consciente de que parto de varias suposiciones. Aun así, incluso si no fueran del todo acertadas, el debate sobre la formación en contextos de recortes presupuestarios sigue siendo relevante. Y, aunque somos una escuela de idiomas, ampliaremos el enfoque para abarcar la formación corporativa en su conjunto.

Empecemos por establecer por qué la formación es importante para las empresas:

En un entorno donde las habilidades y las tecnologías evolucionan constantemente, la formación se ha vuelto imprescindible para mantenerse al día. Ámbitos como las habilidades de gestión, los protocolos de seguridad, el uso de nuevos programas o tecnologías (incluida la maquinaria), la resolución de problemas y, por supuesto, el aprendizaje de idiomas para mejorar la comunicación son algunas de las áreas en las que las empresas necesitan invertir en formación.

Por supuesto, siempre existe la opción de contratar talento nuevo, más alineado con las necesidades actuales. Sin embargo, en muchos casos, formar a los empleados actuales resulta una excelente alternativa: reduce los riesgos asociados a la contratación (como un mal encaje) y evita los costes de incorporación. Dicho esto, también hay argumentos sólidos a favor de incorporar nuevos perfiles.

Retención y atracción de talento. Al ofrecer a los empleados la oportunidad de aprender y desarrollarse dentro de la empresa, es más probable que permanezcan en ella a largo plazo. Así demostramos que confiamos en ellos, que queremos que se queden y que contribuyan al crecimiento del negocio, lo que se traduce en un aumento significativo de la satisfacción laboral. Además, la organización se beneficia de nuevas habilidades y conocimientos. Esto también refuerza la marca empleadora y, en un contexto donde el talento es escaso, posicionarse como una empresa referente y un lugar atractivo para trabajar puede ayudar a atraer mejores candidatos.

Nuevos conocimientos. La formación permite a los empleados adoptar nuevas perspectivas y enfoques, lo que puede traducirse en una ventaja competitiva para la empresa. Incorporar miradas externas también ayuda a identificar alternativas y oportunidades que quizá no se habían considerado, ya sea en forma de software, nueva maquinaria, estilos de gestión o habilidades organizativas. Todo ello puede aportar un valor significativo al negocio.

Normativa y regulaciones del sector. En muchas industrias existen normas que deben cumplirse para mantener certificaciones o cumplir con los requisitos de los organismos reguladores. Un ejemplo es el sector del transporte, donde la formación es clave para garantizar los estándares de seguridad, los requisitos de mantenimiento y el cumplimiento de la normativa medioambiental, entre otros aspectos. Además, algunas profesiones exigen formación continua. Por ejemplo, muchos ingenieros deben completar un número determinado de horas de formación cada cierto tiempo a lo largo de su carrera para mantener su acreditación.

Cultura organizativa y trabajo en equipo. Desde la pandemia y con la expansión del trabajo remoto, la formación ha cobrado un papel aún más relevante en la transmisión de la cultura empresarial y en el fortalecimiento de los equipos. ¿Por qué? Porque las personas pasan menos tiempo juntas que antes: algunos trabajan en remoto, otros siguen modelos híbridos con horarios que no siempre coinciden, y, en general, se ha reducido la interacción presencial. En este contexto, la formación en grupo adquiere una nueva importancia. Permite aprender junto a compañeros de equipo, colaborar con colegas de otras áreas e incluso conectar con empleados de distintas ubicaciones. Más allá de su función formativa, también fomenta el intercambio de ideas y perspectivas, y contribuye a crear y reforzar redes internas dentro de la organización.

Con tantos factores que demuestran que la formación es una inversión para la empresa, ¿por qué ocurre con tanta frecuencia lo contrario? ¿Por qué, cuando una empresa atraviesa dificultades, la formación suele ser una de las primeras partidas en recortarse?.

Presión de costes. Cuando las empresas necesitan reducir gastos para sobrevivir, suelen recortar primero aquellas inversiones de medio y largo plazo para obtener ahorros inmediatos. La formación, en muchos sectores y áreas, se considera precisamente una inversión a medio o largo plazo. Por ello, en contextos de crisis, se priorizan los gastos esenciales para mantener la operativa del negocio.

Dificultad para medir su impacto. A diferencia de costes operativos esenciales como los salarios, el alquiler o los suministros, los beneficios de la formación no siempre son fáciles de medir. Todo el mundo reconoce su importancia, pero resulta más complejo cuantificar en qué medida contribuye directamente a los resultados de la empresa. Esto hace que los programas de formación sean un objetivo frecuente de recorte cuando es necesario reducir gastos.

Recursos limitados para la implementación. Organizar la formación en una empresa implica mucho más que contar con un formador y participantes. Requiere analizar las necesidades, coordinarse con las operaciones para liberar a los empleados y permitir su asistencia, así como hacer seguimiento con los distintos departamentos para evaluar su eficacia, entre otros aspectos. En momentos de dificultad, las personas responsables de estas tareas suelen verse obligadas a asumir otras prioridades más urgentes. Así, además de una reducción presupuestaria, también disminuye el número de personas dedicadas a la coordinación de la formación.

Gasto vs. inversión. Para muchos, la formación sigue considerándose un coste. Aunque el discurso habitual sea que las empresas la ven como una inversión, la realidad es que, cuando llegan los recortes, suele ser una de las primeras áreas afectadas. Sin embargo, en muchos casos, reducir la formación no supone un ahorro significativo ni evita la pérdida de puestos de trabajo, ya que sus costes suelen ser reducidos en comparación con partidas como los salarios, el alquiler u otros gastos operativos. Aun así, para los empleados que permanecen en la empresa tras un ajuste de plantilla, mantener la formación puede aportar beneficios importantes: un mayor sentido de continuidad y la tranquilidad de que la organización sigue invirtiendo en darles herramientas para tener éxito. He participado en un programa de formación en una empresa que atravesaba momentos difíciles. La formación no se interrumpió, y fue posible observar el valor de mantenerla activa en ese contexto. Aunque muchos empleados perdieron su empleo y quienes se quedaron estaban bajo presión, contaban con un espacio para expresar sus inquietudes y seguir desarrollándose. No fue una situación perfecta, pero sin duda ayudó.

¿Cómo navegar mejor esta paradoja?

Enfoque de formación por turnos. La formación debe entenderse como una necesidad estratégica, no como un gasto discrecional. En lugar de cortarla, se pueden explorar alternativas como reorganizar los grupos, priorizar la formación grupal frente a la individual, sustituir la formación presencial por modalidades online o apostar por formatos de autoaprendizaje a ritmo propio, entre otras opciones.

Existen muchas maneras de mantener la formación activa mientras se optimizan los costes.

Enfocarse en las habilidades clave. Es importante priorizar aquellos programas de formación que apoyen las funciones esenciales del negocio, especialmente en contextos en los que pueda haber reducción de personal, y ajustar su gestión a esta realidad. Otras áreas relevantes pueden incluir el desarrollo de habilidades fundamentales, el cumplimiento normativo o la mejora de la productividad, con el objetivo de maximizar el impacto de la formación con recursos limitados.

Medir el retorno de la inversión. Este es el gran objetivo de la formación. Por supuesto, no es fácil hacerlo; si lo fuera, no estaríamos teniendo esta conversación, ya que el valor de la formación sería evidente para todos. Sin embargo, que sea complejo no significa que sea imposible.

A continuación, se presentan algunos pasos clave para estimar el retorno de la inversión en formación:

Define objetivos claros antes de comenzar la formación.

Identifica indicadores de rendimiento que puedan medirse (en algunos campos o formaciones, esto es más fácil que en otros). Ejemplos pueden ser el volumen de ventas, el cliente Satisfacción, gestión del presupuesto, etc.

Recopila datos históricos para los KPI (indicadores clave de rendimiento) para saber si hay una mejora.

Identifica el coste total (tanto directo como indirecto) de la formación.

Mide la efectividad del entrenamiento.

Mide la mejora en el KPI.

Divídelo por el coste total de la formación.

El resultado es el retorno de tu formación.

Para algunos tipos de formación, esto resulta más difícil de medir. La formación en idiomas es un buen ejemplo. ¿Cómo se cuantifica la mejora en la comunicación dentro de la organización, o en la relación con clientes, proveedores u otros interlocutores? No es una tarea sencilla.

Sin embargo, la formación en la que se puedan calcular indicadores podría resultar ser una inversión más que un coste.

En conclusión, aunque todos coincidimos en que la formación es una inversión, en la práctica suele tratarse como un gasto cuando las circunstancias se complican. Aun así, existen formas de evitarlo, y a lo largo de este artículo hemos destacado algunas de ellas.

Me interesa conocer la opinión de otros profesionales de la formación: ¿he pasado por alto algún aspecto importante? ¿Qué consideraciones añadirían?

Gracias por tu aportación.

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